学生や社会人経験の浅い人が就職活動をするなかでビジネスメールを作成する際に「これで大丈夫だろうか」と不安を覚えるのはよくあること。そんなときにぜひ試してみたいのが生成AIです。その高い学習能力により、どんな状況のビジネスメールでも質の高いテンプレートを提案してくれます。
今回は、就職活動中の様々なシチュエーションにおいて企業とやり取りをする際のメール本文をAIで作成し、その文面をご紹介したいと思います。

どの「AI」でも大丈夫？

基本的にどのAIチャットボットでも大丈夫なので、「ChatGPT」「Gemini」「Claude」「Grok」など、好きなものを使うといいでしょう。次項以降ではプロンプト（質問文）とAIの回答を紹介するので、自分が欲しいビジネスメールの本文作成をする際に参考にしてみてください。

AIが作成した「面接の日程連絡への返信メール」

プロンプト「就職活動中、企業からの面接日程の連絡に対してどのような返事をすればいいのか、メール本文を作成してください」

AIが作成した「面接後のお礼メール」

プロンプト「就職活動中、企業へ面接後のお礼メールを送る際にどのような内容にすればいいのか、本文を作成してください」

AIが作成した「内定承諾を伝えるメール」

プロンプト「就職活動中、企業へ内定承諾のメールを送る際にどのような内容にすればいいのか、本文を作成してください」

AIが作成した「内定辞退を伝えるメール」

プロンプト「就職活動中、企業へ内定辞退のメールを送る際にどのような内容にすればいいのか、本文を作成してください」

AIが作成した「面接日程の変更をお願いするメール」

プロンプト「就職活動中、企業へ面接日程の変更をお願いする際にどのようなメールを送ればいいのか、本文を作成してください」

プロンプトに入力する言葉の例

AIにビジネスメールの作成をお願いする際はニュアンスを指定すると、自分が求めているものに近づきやすくなります。
たとえば、
・丁寧かつ失礼のない内容でお願いします
・簡潔で感謝の気持ちが伝わる内容でお願いします
といった一文を付け加えると、それに合った内容のメール本文をAIが提案してくれます。

「AI」でビジネスメールを作成する場合の注意点

・個人情報を入力しない
入力した情報はAIが学習するためにクラウド上で保管され、他の利用者への回答内で使用される可能性があるため、本名、会社名、住所、メールアドレス、電話番号、クレジットカードや銀行口座の番号などをAIとの会話時には入力しないようにしましょう。

・必ず読み返す
AIも敬語の使い方を間違ったり、同じ表現を濫用する場合があるため、AIが作成した文章は必ず読み返し、自分で調整して完成させることが大事です。

まとめ

AIに作成してもらったものを「自分でつくった」と偽るのは良くありませんが、ビジネスメールのようにある程度のテンプレートが決まっているものであれば、何十分も悩みながら自分で書くより、AIを頼った方がタイパ（タイムパフォーマンス）が良いと言えるでしょう。
たとえ実際には使わなかったとしても、AIが作成した様々なパターンの文面を見るだけで知識の幅は確実に広がるため、AIを有効活用してみてはいかがでしょうか。

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