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<ビジネスマナー>会社を休む時の連絡方法

2021年05月24日(月)

欠勤の連絡を入れる時こそマナーを大切に

必社会人生活を送る中では、体調不良や身内の不幸、天災、交通機関のトラブルなど、やむを得ず会社を休まなければいけなくなる場合があります。

誰しも、そうした連絡をするのは気が引けるものですが、連絡が遅くなったり、無断欠勤したりするのはご法度です。

では、欠勤を会社側に伝える際はどんな点に注意すればいいのか、見ていきましょう。

会社を休む基準

高熱、インフルエンザなどの伝染性の病気、事故、交通機関の運休、身内の不幸など、連絡する際は欠勤理由を明確に伝える必要があります。

ただし、病欠と言っても、単なる腹痛や頭痛、吐き気など、少し時間が経てば収まる程度の症状で休むことはできません。「そのくらいで休むの?」と言われることがないように、会社のルールや一般的な基準に照らし合わせて考えましょう。

連絡の方法

会社を休む時は電話で連絡をするのが基本マナー。気まずいからといってメールやLINEを送って済ませるのはNGです。

ただし、病院で診療を受けていて、いつ電話をかけられるか分からない。もしくは、風邪で喉を痛めてしまい、声が出ない時などは、電話連絡ができない理由を添えてメール等で連絡してもかまいません。

また、いずれの場合でも両親や家族に連絡してもらうのではなく、必ず自分で連絡を入れるようにしましょう。

連絡する相手

欠勤の連絡をする相手は直属の上司がベストです。仲の良い同期に連絡して、上司に伝えてもらうなど、人を介した連絡は避けましょう。

また、電話をした際に上司がつかまらず、伝言を頼んだ場合でも、改めて自分から直接連絡する旨を伝え、時間を置いてから上司宛てに電話をかけ直すようにして下さい。

連絡するタイミング

欠勤の連絡を入れるタイミングは始業の10~15分前がいいでしょう。始業時間を過ぎてしまうと、遅刻・無断欠勤扱いになる場合があるので注意して下さい。

また、誰も出社してないであろう早すぎる時間帯や朝礼をしているタイミングを避けて電話をすることも大事です。

社外への連絡

取引先へのアポイントメントがある場合は、忘れずに連絡を入れておきましょう。

また、ちょっとした打ち合わせや会食の予定を入れていた場合も、関係者にきちんと連絡をするようにして下さい。

連絡は「報告」ではなく「相談」

「熱が下がらないので休ませていただきます」という報告ではなく、「休ませていただいてもよろしいでしょうか」というお伺いを立てるスタンスを取りましょう。

正当な理由があれば、問題なく了承を得られるはずですが、報告ではなく、あくまでも相談という形が正解です。

まとめ

会社を休むことになれば、同僚に余計な負担と面倒をかけることになるため、誰しもが連絡するのを億劫になりがちです。
しかし、そこできちんとした連絡ができるかどうかで、人間性や社会性が判断・評価されます。

わざと辛そうな声を出して同情を誘うのではなく、簡潔に要点を伝え、上司や周りの人への謝罪の気持ちも一言付け加えるといいでしょう。

また、休み明けには自分の仕事をフォローしてくれた人たちをはじめ、周りの人たちに感謝の気持ちを伝えることも大切です。

 

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